杭州亚组委张鸽:以亚运钉支撑一场空前“智能”的亚洲赛事

社会各界非常期待的2022年第19届亚运会将于明年9月23日在杭州盛大开幕。

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图片来自杭州亚运组委会官网

距会议召开不足9个月,目前会议进展如何?

2022年12月28日,参加阿里钉钉7.0发布会的杭州亚运会组委会广播电视和信息技术部副部长张鸽透露,杭州亚运会组委会在浙江省、杭州市领导的关心和社会各界的支持下,已推出了一些标志性的成果,如获得了“浙江数字化改革的最佳应用”的亚运在线“一屏三端”的服务体系,通过一个平台(MOC综合指挥平台)和三个APP(亚运钉、杭州亚运行、智能亚运一站通)让办赛、参赛、观赛的所有人群都能快速获取亚运服务,体验杭州数字支撑的便捷高效;又如以元宇宙为主,推出亚运史上多个首创的“亚运数字吉祥物”、“数字火炬”、“数字火炬手”等,引起了社会的强烈的反响。

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杭州亚运会组委会广播电视和信息技术部副部长张鸽

据张鸽介绍,“智能”是本届亚运会的四大办赛理念之一,省市领导都非常重视这项工作,多次要求将“智能亚运”打造成一张全国乃至全球有影响力的金名片。亚奥理事会对智能亚运也非常期待。由于众多的智能呈现将会在赛时才会推出,所以张鸽不肯透露更多,敬请各界后续期待和关注。

不过,张鸽借钉钉7.0发布之机,分享了“亚运钉”四大应用成果。“亚运钉”,是亚组委联合钉钉团队共同打造的全球首个一站式科技参赛、办赛、应用,也是数字赋能亚运的重大应用场景。

在线扁平化协同,让跨组织、跨国界沟通无压力

杭州亚运会的筹办工作涉及到国家、地方、高校、场馆、企业等众多单位各类、广泛的人员。如何加强人员的协同工作,实现横向到边、纵向到底的高效沟通,是亚组委面临的难题之一。就拿找人这件事情来说,以往通常通过纸质通讯录先找到对方的手机号码,再通过电话或者添加微信好友的方式来进行工作对接。随着人员的不断增加,这个过程变得越来越麻烦,不仅找个人很难,而且通讯录的更新永远是滞后的。

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在上线了亚运钉之后,亚组委搭建了组织架构,不仅突破了好友群成员的限制,而且在架构中明确了每个人的职务职责,所有人都能够快速、准确找到所需的沟通对象。

获知亚组委有这样的一个沟通的平台,连北京冬奥组委都表示非常羡慕。

大型运动项目的筹备和召开过程中,需要借助微信、钉钉、邮件以及whatsup等中多的沟通工具来找到团队。目前,亚运钉已经纳入了筹办人员有近1.5万。初步统计,赛时将会有10万规模的办赛的工作人员和志愿者。

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“如果以传统的方式,这本通讯录将可能比《新华字典》还要厚,而现在,我们亚组委有足够的底气来应对、来满足团队快速的变化和增长。”张鸽说。

亚运钉提供了汉、英、日、泰等13种语言实时翻译的功能,方便了和外籍人士的在线沟通。目前亚运钉单月消息峰值已经达到140万条,工作群已经有5000多个,有效提升了人员的沟通效率,缩短了沟通的路径,节约了沟通的成本。

实现了数字资产的沉淀,让新人快速成为老手

沟通协同,只是第一步,亚运钉还帮助亚组委实现了知识和数字资产的智能存储。

亚运会的组织体系是由亚奥理事会等国际单项体育组织、亚洲单项体育组织和亚组委共同制定形成,有一套特有的运行机制和话语体系。筹办人员要掌握的专业术语高达4000多个。亚运钉提供了在线知识协同平台,让工作成果形成亚运的数字资产库,方便各方的获取,筹办人员在短时间内就能够上手工作。比方说组委会面向浙江省的87个场馆团队,要收集人员计划、物资计划等信息进行全程统筹、审核把关,以往这个过程非常麻烦,因为大家提交的渠道五花八门,而且文件的格式样式也各不相同,而亚运会的筹备持续多年,这87个团队的成员也在发生变化,每次新来的人员又要给他培训一次。

“在之前,每汇总一次就要掉一层皮,质量也得不到保证。”张鸽感叹说。

亚运钉上线之后,亚组委给每一个场馆团队创建了专题库,规范了各种模板。以往需要数十人花几个月的时间加班加点才能做完的工作,现在在线协同就能轻松的搞定。

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目前杭州亚组委沉淀了有3870多份文档、1880多份表格,还有45份图。

接下来几个月是整个亚运筹办团队快速增长的几个月,会有大量的新人加入。依托这些专题库,他们就能够很快的熟悉和上手亚运的筹办工作。

更重要的是,这些专题库知识的沉淀、数字资产,不仅能够为本届杭州亚运会提供服务,而且还可以成为今后赛事的复用的方法论和参考的案例,成为非常宝贵的资产。

低代码的大应用,让百变的业务需求快速满足

除了沟通协同、知识协同,亚运钉还具备很强的新应用拓展性。

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亚运钉采用了低代码的宜搭开发平台,能够快速满足新的业务流程的需求。

目前,杭州亚运会有150多家赞助企业,涉及到数以万计的市场活动的审批。针对这些需求,以往要么线下开展申请审批,要么开发一些系统或者网站,来实现相应的功能。如今,在亚运钉上通过宜搭平台能够短时间内的上线审批应用服务,实现线上提交、审批、反馈一步到位。据统计,传统在线下开单审批需要五个工作日,现在只需要两个工作日。粗略估算,这些应用上线以来,总共开展了7711次审批,累计加快的审批时长达到了23133个工作日,换算成自然年相当于90年的时间,对于一个赛事筹办的时间来说,是一个巨大的提升。

实现了跨平台系统的集成,让组织统一入口,高效的协同

杭州亚运会筹办涉及的52个业务领域、数以千计的工作团队,正在依托上百套的信息系统开展筹办工作,应该说是史上信息化程度最高的亚运会。这些系统来自于不同的供应商,运行环境、技术标准、账户体系等不尽相同,需要在系统之间不停的做切换,而且缺乏相应的移动化的平台,导致的使用效率难以达到最高水平。

通过钉钉提供的跨平台系统的移动集成能力,亚组委把各类异构的系统统一接入到了亚运钉,实现了移动化应用。目前已经有行政审批、会议管理、全员培训、气象服务等各业务领域的105个应用服务统一接入了亚运钉的工作台,月均有效支撑的应用访问达到1.7万人,而且通过了实战练兵,保障了多场的测试赛,对筹办工作过程、效率的提高有极大的帮助。赛事专网的一些专业系统,未来也将接入到亚运钉,支撑赛时运行保障工作。

“智能”作为杭州亚运会的办赛理念,是亚运会史上首次提出。

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图片来自杭州亚运组委会官网

杭州亚组委依托亚运钉实现了传统筹办方式的优化升级,是提升办赛水平的一次有益探索,更是杭州亚运会“智能理念”的缩影。接下来,我们还将继续推进智能亚运的场景应用,推动盆景变风景,努力在赛事在向全世界展示浙江数字经济的最新成果,来展示中国的科技创新的实力。

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